A Ficha de EPI digital é válida juridicamente?

Sumário

1. O que diz a NR-06
2. Medida provisória nº 220-2/2001
3. Lei nº 14.063/2020
4. Decreto nº10.543/2020
5. Conformidade com a NR-01
6. Como o Valida EPI trata a entrega de EPI?
7. Assinatura eletrônica avançada e qualificada no Valida EPI
8. Garantia de integridade, autenticidade e rastreabilidade
9. Segurança, governança e boas práticas da plataforma
10. Infraestrutura e segurança em nuvem (AWS)

1. O que diz a NR-06

A NR-06 (Equipamentos de Proteção Individual), admite expressamente o uso de meios eletrônicos: 

“6.5.1 Cabe à organização, quanto ao EPI:

[...]

d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico”

➢  Dessa forma, não há impedimento legal para que a ficha de EPI seja gerida de forma digital, desde que o sistema utilizado assegure a autenticidade, integridade e rastreabilidade dos registros. 

2. Medida provisória Nº 2.200-2/2001

A MP 2.200-2/2001 estabelece garantias jurídicas aos documentos eletrônicos no Brasil. O texto vigente prevê expressamente a possibilidade de utilização de assinaturas eletrônicas fora da infraestrutura da ICP-Brasil:

“§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

O sistema utiliza mecanismos de assinatura eletrônica avançada, juridicamente válidos,  reconhecidos legalmente e capazes de comprovar, com elevado nível de confiança, a autoria, integridade e autenticidade dos registros.

3. Lei Nº 14.063/2020

A Lei nº 14.063/2020, dispõe sobre as regras para uso das assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e privados, classificando-as em:

• Assinatura eletrônica simples;
• Assinatura eletrônica avançada;
• Assinatura eletrônica qualificada.

O Valida EPI utiliza a assinatura eletrônica avançada. No texto da Lei nº 14.063, especificamente na Seção II, Art. 4º, Inciso II, a assinatura eletrônica é definida como:

“II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;”

4. Decreto Nº 10.543/2020

O Decreto Nº 10.543/2020 dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público.

“II - assinatura eletrônica avançada - admitida para as hipóteses previstas no inciso I e nas hipóteses de interação com o ente público que, considerada a natureza da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:

[…]

f) as declarações prestadas em virtude de lei que constituam reconhecimento de fatos e assunção de obrigações;

g) o envio de documentos digitais ou digitalizados em atendimento a procedimentos administrativos ou medidas de fiscalização; e

h) a apresentação de defesa e interposição de recursos administrativos;“

5. Conformidade com a NR-01

A NR-01, base das Normas Regulamentadoras, estabelece que os documentos e registros exigidos pela legislação trabalhista podem ser produzidos e armazenados em meio digital, desde que assegurada a:

• Integridade
• Disponibilidade e 
• Autenticidade dos dados (conforme item 1.6.2 e seguintes).
  
  
  

6. Como o Valida EPI trata a entrega de EPI?

A plataforma Valida EPI atende rigorosamente os requisitos legais e normativos com múltiplas camadas de evidências. Entre os recursos implementados estão:

• Assinatura eletrônica avançada.
• Foto evidência.
• Geolocalização.
• Data e hora imutáveis.
• Identificação do responsável.
• Biometria (opcional).
• Assinatura via e-mail (opcional).
• Assinatura via WhatsApp (opcional).
• Criptografia dos dados.
• Logs e trilhas de auditoria.
• Extração de relatórios.
• Metadados incorporados no PDF.

Esses elementos, combinados, asseguram a autenticidade, a integridade e a disponibilidade das informações relativas à entrega de EPI, proporcionando evidências juridicamente válidas e aderentes à NR-01, NR-06 e à LGPD.
 

➢ Isso cria um conjunto robusto de evidências digitais.

7. Assinatura Eletrônica Avançada e Qualificada no Valida EPI

➔  Assinatura Avançada (padrão do sistema)

Ideal para uso operacional e gestão contínua. Utilizada na operação diária, com:

• Identificação do usuário
• Vínculo com dispositivo e contexto
• Registro de evidências complementares
• Integridade garantida

➔  Assinatura Qualificada (via PDF)

O Valida EPI também permite a geração de documentos com assinatura qualificada (ICP-Brasil) no momento da exportação do PDF.

Características:

• Certificado digital padrão ICP-Brasil
• Validade jurídica máxima
• Aceitação plena em processos judiciais
• Verificação por cadeia certificadora
  
  

Quando usar:

• Processos trabalhistas
• Auditorias rigorosas
• Documentos de alto risco jurídico

8. Garantia de Integridade, Autenticidade e Rastreabilidade (Seção Técnica)

O Valida EPI implementa uma cadeia de evidência digital baseada em múltiplos mecanismos:

➔  Integridade dos dados

• Registros são protegidos contra alteração.
• Alterações são detectáveis.
• Versionamento implícito via logs
  
  

➔  Autenticidade

• Associação entre usuário e ação.
• Controle de acesso autenticado.
• Identificação do dispositivo/contexto
  
  

➔  Rastreabilidade (audit trail)

Cada evento gera metadados:

• Quem realizou.
• Quando realizou.
• Onde realizou (geolocalização)
• Como realizou (canal/dispositivo)
  

Isso permite reconstruir completamente o evento.

➔  Cadeia de custódia digital

O sistema mantém uma linha contínua de evidência sem quebra de integridade:

        Entrega → Assinatura → Registro → Armazenamento → Exportação

➔  PDF como documento consolidado

Ao gerar o PDF:

• Metadados são incorporados
• Evidências são consolidadas
• Pode incluir assinatura qualificada

O PDF torna-se um documento probatório completo.

9. Segurança, Governança e Boas Práticas da Plataforma

O Valida EPI segue práticas alinhadas com padrões modernos de segurança da informação:

• Criptografia de dados em trânsito e em repouso
• Controle de acesso baseado em permissões
• Logs de auditoria completos
• Segregação por cliente (multi-tenant seguro)
• Backup e disponibilidade de dados
• Adequação à LGPD

10. Infraestrutura e Segurança em Nuvem (AWS)

O Valida EPI é hospedado em infraestrutura de nuvem da Amazon Web Services (AWS), uma das plataformas mais utilizadas globalmente para aplicações críticas e de alta disponibilidade.

A AWS atende a rigorosos padrões internacionais de segurança, incluindo certificações como:

• ISO 27001 (Gestão de Segurança da Informação)
• ISO 27017 (Segurança em Cloud)
• ISO 27018 (Proteção de Dados Pessoais)
• SOC 1, SOC 2 e SOC 3
  
  

Adendo: Assinatura via E-mail

O sistema também permite a assinatura por meio de link enviado ao e-mail do colaborador, com validação via código OTP ou click-through. Esta forma se enquadra como assinatura eletrônica simples, com presunção relativa de veracidade conforme a Lei nº 14.063/2020.

Recomendação: Para EPIs de maior criticidade ou para atividades de risco elevado, recomenda-se sempre utilizar a assinatura eletrônica avançada, conforme já implementada no Valida EPI.